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Realizar reuniões de forma remota é uma prática cada vez mais comum para otimizar o tempo que anda cada vez mais precioso. As reuniões virtuais são essenciais para sustentar a colaboração ainda mais se os membros da mesma equipe estiverem em edifícios diferentes ou trabalhando em várias cidades ou países distintos.
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Uma pesquisa realizada pela Frost & Sullivan afirma que 65% dos entrevistados sabiam os benefícios das reuniões online e uma a cada três pessoas usam as conferências virtuais no dia a dia, pelo menos uma vez na semana. De acordo com a pesquisa 96% dos entrevistados esperam manter ou aumentar o uso das plataformas digitais.
Gustavo Boyde é executivo da LogMeIn, empresa que desenvolve a ferramenta de reuniões online GoToMeeting. A seguir, o profissional dá dicas de como realizar conferências via internet de forma eficaz.
Antes da reunião
Defina o objetivo: Quais decisões importantes precisam ser tomadas? Quais ações devem ser realizadas? Se não puder definir o objetivo, não estará preparado para a reunião.
Defina os assuntos a serem tratados: Para pequenas reuniões liste apenas alguns pontos principais. Caso as reuniões sejam maiores tente uma abordagem mais estruturada. De qualquer maneira, envie os assuntos que serão abordados para que os participantes estejam preparados e consigam otimizar o tempo até na hora de levantar questões ou dúvidas.
Atribua funções e compartilhe expectativas: Maximizar o tempo de todos é essencial e você pode fazer isso atribuindo funções da reunião e comunicando suas expectativas antecipadamente. Certifique-se de que aqueles que farão apresentações tenham preparado seus materiais de apoio. Se você é o organizador, deixe tudo já estruturado para evitar perder tempo.
Durante a reunião
Administre a discussão: É interessante orientar a conversa, manter o ritmo e garantir que não haverá uma voz predominante. Incentive participantes passivos a falar mais alto e os que dominam a fala a fazer uma pausa.
Nomeie um participante para controlar o tempo: Isso vai ajudar a reunião a se manter no horário, assim você poderá se concentrar no assunto. Essa pessoa deve acompanhar cada item da ordem do dia e informar a todos quando for momento de ir adiantar os pontos a serem discutidos. Seguir a lista de assunto é fundamental.
Depois da reunião
Faça o acompanhamento adequado: Faça circular um resumo do que for conversado e acertado por e-mail e continue administrando a comunicação da equipe para que todos fiquem informados sobre suas responsabilidades e observem os progressos obtidos após a reunião online.
E por falar em reuniões, o Skype sempre foi uma ótima ferramenta para bate-papos pessoais ou profissionais online. Veja no álbum especial a evolução do programa.
Relembre programas de bate-papo que entraram para a história: Em 2003, surge a primeira versão do Skype (semelhante à imagem acima)
Relembre programas de bate-papo que entraram para a história: Em 2003, surge a primeira versão do Skype (semelhante à imagem acima)
A empresa foi fundada por Janus Friis e Niklas Zennstrom
A empresa foi fundada por Janus Friis e Niklas Zennstrom
Ainda em 2003, seu único produto era o programa de bate-papo (acima, ainda na versão beta inicial)
Ainda em 2003, seu único produto era o programa de bate-papo (acima, ainda na versão beta inicial)
Sem versões para telefones, os primeiros programas funcionavam somente em computadores de mesa
Sem versões para telefones, os primeiros programas funcionavam somente em computadores de mesa
Em 2004, a interface do programa ainda era semelhante à de 2003
Em 2004, a interface do programa ainda era semelhante à de 2003
Uma tela de contatos, uma de chamadas e pouco mais podia se fazer com o app
Uma tela de contatos, uma de chamadas e pouco mais podia se fazer com o app
Acima, ainda em 2004, a imagem do Skype para Mac OS X
Acima, ainda em 2004, a imagem do Skype para Mac OS X
A primeira versão para Pocket PC do Skype também surgiu em 2004
A primeira versão para Pocket PC do Skype também surgiu em 2004
Acima, uma imagem da interface do programa em 2005
Acima, uma imagem da interface do programa em 2005
Em 2005, começaram a ocorrer mudanças impactantes na empresa...
Em 2005, começaram a ocorrer mudanças impactantes na empresa...
...Já que foi o ano em que foi adquirida pelo eBay
...Já que foi o ano em que foi adquirida pelo eBay
Ainda em 2005, o Skype foi banido da China
Ainda em 2005, o Skype foi banido da China
2005 também foi o ano em que sua versão Linux (acima) fez sucesso
2005 também foi o ano em que sua versão Linux (acima) fez sucesso
Acima, mais uma imagem do Skype em 2005
Acima, mais uma imagem do Skype em 2005
Skype em 2006: versão 3.0 para Windows foi lançada
Skype em 2006: versão 3.0 para Windows foi lançada
Chamadas tipo SkypeOut, para telefones fixos e pagas, também surgem em 2006...
Chamadas tipo SkypeOut, para telefones fixos e pagas, também surgem em 2006...
Em 2006, o número de usuários atinge 100 milhões ao redor do mundo
Em 2006, o número de usuários atinge 100 milhões ao redor do mundo
Em 2006, também aparecia o Skypecast, que permitia conversas em grupos de até 100 pessoas
Em 2006, também aparecia o Skypecast, que permitia conversas em grupos de até 100 pessoas
Em 2007, o app fazia sucesso em Pocket PCs (interface dele na imagem acima)
Em 2007, o app fazia sucesso em Pocket PCs (interface dele na imagem acima)
Acima, Skype para Windows em 2007
Acima, Skype para Windows em 2007
Em 2008, o Skype ganha uma versão para o Windows Vista...
Em 2008, o Skype ganha uma versão para o Windows Vista...
...e outra para computadores Mac, da Apple...
...e outra para computadores Mac, da Apple...
...Além de telefones sem fio dedicados ao programa...
...Além de telefones sem fio dedicados ao programa...
...E barras inteligentes em alguns programas do Office
...E barras inteligentes em alguns programas do Office
2009 começa com foco em videochamadas no Skype
2009 começa com foco em videochamadas no Skype
Ainda em 2009, a Microsoft começa a investir fortemente neste tipo de transmissão
Ainda em 2009, a Microsoft começa a investir fortemente neste tipo de transmissão
Em 2009, o Skype embarca consoles portáteis, como o PSP
Em 2009, o Skype embarca consoles portáteis, como o PSP
Nos celulares, o Skype fica ainda mais presente em 2009
Nos celulares, o Skype fica ainda mais presente em 2009
Um dos destaques da Nokia, o N800, oferece amplo suporte a Skype
Um dos destaques da Nokia, o N800, oferece amplo suporte a Skype
Telefones dedicados ao Skype crescem em demanda em 2009
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Versões para Windows Phone, do aplicativo, ficam mais robustas em 2009
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Em 2010, as videos chamadas do Skype são uma realidade em smartphones
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Em PCs, o programa se desataca, em 2010, pela conectividade do Facebook
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Em 2011, a principal novidade do Skype em computadores é o compartilhamento de tela
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Reuniões em grupo podem ser realizadas com o Skype em 2011
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Ainda em 2011, começa outra fase da companhia...
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...Que é adquirida pela Microsoft
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Neste mesmo ano, o Skype atinge a marca de...
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100 milhões de usuários ativos por mês
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Em 2014, com o crscimento do 4G, o Skype ganha adeptos...
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E recebe, como recursos, mais itens na tela de atender chamadas em smartphones
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É possível informar seu número aos contatos antes que eles atendam as chamadas
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Acima, interface do Skype para Android em 2012
Acima, interface do Skype para Android em 2012
Interface de chamadas internacionais em PCs, em 2012
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Acima, o Skype em televisores, novidade de 2012
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Depois de um 2013 sem grandes novidades, 2004 chega com novas versões de Skype para Android e Windows Phone
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Telefones com Skype dedicado seguem em alta, graças à tarifa mais baixa que a telefonia fixa, em alta em 2014
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Em 2014, Skype realiza campanhas de marketing atrelada a lançamentos pop, como os filmes das Marvel
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Ainda em 2014, o conceito "um app, vários dispositivos" ganha força
Ainda em 2014, o conceito "um app, vários dispositivos" ganha força
No console X-BOX, o Skype já está presente em 2014
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Em 2015, o Skype já está presente em diversos dispositivos, como tablets, smartphones e outros
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Acima, a última versão do Skype, de 2016, antes da nova roupagem
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Tela do Surface, de 2016, com o Skype aberto
Tela do Surface, de 2016, com o Skype aberto
Nova interface do Skype para smartphones, de 2017
Nova interface do Skype para smartphones, de 2017
Nova interface do Skype para smartphones, de 2017
Nova interface do Skype para smartphones, de 2017
Nova interface do Skype para smartphones, de 2017
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